Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Лист ознакомления с личным делом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.
Налог-налог 26 февраля 2020 Вам помогут документы и бланки: данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения. В соответствии с положениями ст.
Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно. Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны.
Содержание:
Что должно быть в личном деле работника: образец
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.
В него можно внести следующие реквизиты:
- Наименование организации, которая его составляет.
- ФИО работника, которому принадлежит личное дело.
- Реквизиты личного дела, к которому он прилагается.
- Место для подписи ознакомленного лица и даты.
- Место для примечаний. Например, в нем может указываться причина ознакомления.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Как часто нужно означамливать госслужащих с личным делом
В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника.
Для более подробных консультаций, юридического сопровождения обращайтесь — +79788594104, Ваш юрист, Миненко Юлия Акимовна. Ул. Советская, 26, оф. 3. Пн-пт — 09.00-18.00, сб, вс — по предварительной договорённости.
Такие мероприятия и их периодичность можно прописать в локально-нормативных актах, например, в инструкции по документообороту.
В деле сотрудников содержится следующая информация: Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.
Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение. Состав личного дела Итак, как мы сказали выше, личное дело — это комплект документов, содержащих персональные данные работника.
Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.
Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы.
Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.
Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции.
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.
Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.
Законодательство не устанавливает, как должен выглядеть лист ознакомления с личным делом, образец этого документа каждая организация разрабатывает самостоятельно.
Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.
В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении.
Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.
Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.
В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!
Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.
Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.
Лист ознакомления с личным делом
При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами.
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.
Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы. Обязательно ли проводить процедуру ознакомления работников с личным делом под роспись?
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.
Важно Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений[8].
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Нумерация листов личного дела гражданского служащего производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа.
Лист ознакомления работника с личным делом образец
Если работник изъявил такое желание, то целесообразно факт ознакомления зафиксировать письменно. Сделать это можно, сформировав лист ознакомления с личным делом.
Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.
Лист можно заполнить вручную или на компьютере. Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?